虚拟办公室（Virtual Office）是一种为企业提供专业商务地址和一系列基本服务的商业解决方案，而无需实际租用实体办公空间 。近年不只是办公模式迎来弹性变化，就连开设公司亦不再受限于传统，现今只需虚拟办公室便可为公司注册，创业不再要求太高的门槛。

但利用香港虚拟办公室进行商业登记前，最好事先了解清楚必要的法律条款、商业登记步骤、以及租用的虚拟办公室所提供的服务。

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什么是虚拟办公室 (Virtual Office）？

创业时成立公司会需要一个地址做为公司登记使用，或许第一个念头就是登记自家地址，但会造成房屋税地价税升高等诸多问题。

虚拟办公室便是为企业提供实体地址和办公室相关的各种服务，其主要功能包括商业地址登记、邮件和包裹代收、专业秘书服务、电话接听、会议室租用等。

在香港注册公司并没有规定必须租用实体店铺或办公室，因此使用注册地址或虚拟办公室服务是合法的。根据香港法律条例，商务中心只需持有「公司服务提供者牌照」，便可合法提供虚拟办公室服务。

因此进行商业登记前，可以事先于公司注册处搜寻公司名称或牌照编号，以确认该虚拟办公室是否持有合法牌照；否则即属违法，可能会被勒令停业。

虚拟办公室作为商业登记地址合法吗？

在香港，使用虚拟办公室进行商业登记是合法的，法律允许企业使用租赁的虚拟地址作为商业注册地址，只需该地址是能够合法接收邮件的。

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虚拟办公室如何进行商业登记呢？

香港对公司注册地址或商业登记地址的要求为：注册地址不能位于香港以外地区，而且条例并未规定公司注册地址为实际经营地址。同时亦必须符合三个条件，包括不能使用邮政信箱地址、该注册地址必须能接收邮件、必须是位于香港的实际地址。申请商业登记的时候，通常需要提供所属公司资料，例如：公司注册证明书及商业登记证副本等相关文件。

新注册的公司需在成立后一个月内缴纳商业登记费用并申领商业登记证。在申请商业登记证前，应先选好虚拟办公室，签订租赁合约，再准备好公司资料，向香港公司注册处申请商业登记证。

选择虚拟办公室需考虑

地理位置：选择适合自己公司的地区；

服务范围：评估虚拟办公室提供的服务，如邮件处理、电话接听、会议室使用等；

价格透明：选择提供透明费用结构的虚拟办公室，避免隐藏费用。

签订租约时应注意以下费用的标注

签订合约时一定要清楚明确服务范围以及合约条款。租用虚拟办公室需问清以下费用避免麻烦：

租约的具体时间：很多虚拟办公室要求签订半年或一年的合同，需预付多个月费用，所以需要问清起租时间。

租约包括的内容：虚拟办公室的服务不同价格不同，如需要添加额外服务需要缴纳额外费用。基本套餐通常只包括公司注册的商业地址，其他服务如电话接听和邮件处理需额外付费。

信件和包裹转寄费用：基础服务通常只通知用户领取邮件，扫描或转寄邮件需额外付费，包裹处理也会有额外费用和尺寸限制。

电话秘书服务的额外费用：电话服务有多种收费选项，如接听、语音信箱、电话转接等，需根据实际需求选择。

退款保证条款：一些虚拟办公室提供退款保证，但条款需仔细阅读，了解申请退款的条件和限制。

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准备商业登记所需文件

公司名称：需提供已经查询过并确保可用的公司名称。

公司地址：虚拟办公室提供的商业地址以及租赁合同。

公司成员资料：包括董事、股东的身份证明文件和地址证明。

商业登记申请表：网上索取申请表格 https://eform.cefs.gov.hk/form/ird030/tc/，商业登记申请书将会邮寄至所填地址。

其他文件：如必要的业务许可证等。

（图片来源：香港政府一站通官网）

向公司注册处申请商业登记

提交申请：将商业登记申请表和所需文件提交至香港公司注册处。

支付登记费用：一年期商业登记证：2,150港元（包含150港元的征费）；三年期商业登记证：5,650港元（包含450港元的征费）。

审核和批准：申请表提交后，需要1-2周完成登记。

香港虚拟办公室常见问题解答

1.虚拟办公室地址能否作为公司注册地址？

在香港，虚拟办公室地址是被允许作为公司注册地址的，只要该地址能够接收邮件并且符合商业登记要求。

2.使用虚拟办公室地址进行商业登记对税务什么影响？

虚拟办公室的使用不会直接影响企业信誉，但在选择虚拟办公室提供商时，应认真筛选。

3.可以用自己房子做虚拟办公室吗？

在香港，住宅地址不能作商业用途，不能登记为商业地址。《建筑物条例》第23条规定了住宅用途的限制，明确了住宅和商业用途的区分和管理，如果要将住宅改为商业用途需经过审批。

4.虚拟办公室借址登记是否合法？会有风险吗？

商务中心、共同工作空间的地址通常是营业用地，合法登记税籍的登记地点，并无法律风险问题。实际上，虚拟办公室是创业者为公司租用的一个功能齐全的商业地址。对于那些喜欢在自己喜欢的地方工作，不需要实体办公室但需要一个商业地址登记公司的创业者来说，这是一个完美的解决方案。

另一方面，借址登记是指当公司需要进行合法经营活动时，没有官方或合适的地址可以使用，需要“借用”一个地址作为公司地址。所以设立虚拟办公室也要求公司本身必须是合法经营。

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